Как Экспансия подбирает ассистента: этапы, стоимость и проверка кандидатов
В Экспансии подбор ассистента начинается с разбора задач руководителя. Затем мы составляем профиль, ищем и проверяем кандидатов, представляем финалистов и сопровождаем первый месяц работы. Подбираем бизнес-ассистентов, личных и универсальных помощников.
Я больше десяти лет в бизнесе и сама работаю с ассистентами. Поэтому для меня главный вопрос в начале поиска — что именно руководитель хочет перестать делать сам? От ответа зависит, кого мы будем искать и как проверять.
Сначала разбираемся в работе руководителя
«Нужен человек, который меня разгрузит» — понятное желание. Но из него пока неясно, чем будет занят ассистент в понедельник утром. Ему предстоит собрать документы к встрече, согласовать поездку или выяснить у команды, почему задерживается задача?
На первичной консультации мы обсуждаем будущие обязанности и составляем профиль кандидата. Здесь важно отделить навыки, которые нужны сразу, от того, чему человека можно научить уже в работе.
Возьмём календарь. Записать встречу и организовать её — разные задачи. Во втором случае нужно проверить участников, учесть дорогу, заметить накладку и предложить решение. Если руководитель ожидает именно этого, такое ожидание должно попасть в требования к кандидату.
Договариваемся об условиях и начинаем поиск
Перед поиском заключаем договор: фиксируем обязательства, сроки и договорённости о конфиденциальности. На этом этапе стоит обсудить и условия замены — до того, как они понадобятся.
Кандидатов ищем на hh.ru, в социальных сетях, Telegram-каналах и собственной базе. Дальше начинается работа, ради которой и нужен отбор: разобраться, кто справится с конкретной ролью.
Как мы проверяем кандидатов
В отбор входят практические задания, глубинное интервью, проверка профессионального опыта и рекомендаций. У каждого инструмента своя задача:
- Практическое задание — посмотреть на способ действий.
- Глубинное интервью — разобраться в мотивации.
- Проверка опыта и рекомендаций — уточнить сведения о предыдущей работе.
Практическое задание
Мне важно, чтобы проверка была связана с будущими обязанностями. Если ассистенту предстоит организовывать поездки, полезно посмотреть, как он работает с ограничениями и недостающими вводными.
В учебной ситуации можно предложить подобрать маршрут к встрече с заданным бюджетом. Смотреть стоит не только на билеты: учёл ли человек дорогу из аэропорта, оставил ли запас времени, уточнил ли важные детали? Это пример для оценки навыка, а не универсальный тест, который получают все кандидаты Экспансии.
Интервью и рекомендации
На глубинном интервью обсуждаем опыт, мотивацию и подход к работе. За общим ответом «занимался всеми поручениями» важно увидеть реальные обязанности и самостоятельность человека.
Рекомендации с прошлых мест работы помогают дополнить эту картину. При этом хороший отзыв ещё не означает, что кандидат подойдёт именно вам. Если прежде он работал по подробным инструкциям, а вы ждёте инициативы с первого дня, эту разницу нужно обсудить.
Что решить на встрече с финалистами
Руководителю мы представляем от трёх кандидатов, прошедших отбор. На знакомстве я советую уделить время рабочим договорённостям: как вы ставите задачи, когда ждёте сообщения о проблеме, что помощник сможет решать без согласования.
Разберите одну ситуацию из своей недели. Например: подрядчик просит перенести срок, а вы до вечера на встречах. Какие действия вы ожидаете от ассистента? Такой разговор помогает понять друг друга лучше, чем вопрос о готовности к многозадачности.
Что происходит после выхода на работу
Первый месяц мы сопровождаем адаптацию и даём еженедельную обратную связь. Помогаем встроить ассистента в процессы и наладить передачу задач.
Со стороны руководителя нужны вводные и понятные приоритеты. Я советую начать с нескольких повторяющихся поручений и договориться, как выглядит готовый результат. Например, к какому времени должен быть собран календарь на завтра и где отмечать неподтверждённые встречи. Так проще заметить недопонимание, пока оно не превратилось в претензию к человеку.
Вопросы о цене, сроках и условиях
Сколько стоит подбор ассистента через агентство?
В Экспансии тариф Premium стоит 80 000 рублей. Зарплату самого ассистента нужно планировать отдельно. Состав услуги и порядок оплаты закрепляются в договоре.
Сколько времени занимает подбор?
Мы закрываем вакансии в среднем за 7 дней, сложные вакансии — до 3 недель. Ориентировочные сроки по вашей вакансии мы скажем на первой встрече перед заключением договора, чтобы вам было комфортно принимать решение.
Что подготовить перед обращением в агентство?
Только 30 минут времени. Мы умеем задавать нужные вопросы, чтобы понять, какие задачи у вас есть, а возможно, подсветить вам, что ещё можно передать ассистенту. Также на встрече мы обсудим предполагаемый график и подскажем, какой бюджет на зарплату имеет смысл выделить на ассистента нужной вам квалификации.
На встрече мы попросим вас вспомнить пример особенно загруженного дня и, если ассистент уже был, — что не получилось в совместной работе. Готовая вакансия для первого разговора не нужна: её составляем мы сами после заключения с вами договора.
Можно ли проверить кандидата только на собеседовании?
Я бы не ограничивалась разговором. Попросите человека показать ход решения рабочей задачи и объяснить свои действия. Уточняющие вопросы, работа с информацией и реакция на ограничения дают материал для более предметного решения о найме.
Что делать, если ассистент не подошёл?
У Экспансии предусмотрена бесплатная замена в течение месяца. В первый месяц мы регулярно на связи с вами и вашим ассистентом — и иногда даже раньше вас понимаем, что может потребоваться замена.
При первых сложностях мы вместе с вами разбираем, что именно не получается: человеку может не хватать навыка, информации или ясной договорённости с руководителем. И предлагаем замену с учётом корректировок.
С чего начать
Оставьте заявку на сайте Экспансии. На первичной консультации обсудим ваши задачи и определим требования к ассистенту.